اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر مدیریت اطلاعات و منابع به کمک تکنولوژی، به معنای بهره گیری از نوعی گردش کار برای بهبود کیفیت عملکرد یک سازمان است. هدف اصلی طراحی Official Automation جمع آوری کلیه اطلاعات در یک پلت فرم و ساماندهی آن به منظور انجام پروژه‌ها در زمان تعیین شده میباشد.
در دنیای امروز که تکنولوژی و مدیرت زمان حرف اول را می زند و همه فرایندها در جهت سرعت بخشیدن به امور و به حداقل رساندن هدررفت زمان و امکانات میباشد، اتوماسیون اداری به عنوان یک راهکار موثر شکل گرفته است.
سازمان‌ها و ادارات این روزها در حال تجربه گسترش ارتباطات و پیچیدگی‌های آن میباشند که برای مدیریت این شرایط نیازمند یک سیستم و نظام اداری یکپارچه هست که توانایی بررسی و نظم بخشی به حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات با سرعت و دقت کافی را داشته باشد.
حتی میتوان گفت Official Automation مهم ترین و ارزشمند ترین منبع برای مدیران یک سازمان جهت دسترسی و نظارت بر اطلاعت کل سازمان است. از نرم افزارهای اتوماسیون اداری میتوان به نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM اشاره کرد.
اتوماسیون اداری چیست؟
معنای واژه اتوماسیون در زبان یونانی، خود فرمان هست. ساختار واژه اتوماسیون از دو کلمه automatic و operation تشکیل شده که به معنای عمل کردن با کم ترین تاثیر عامل خارجی یا انسان است.
اتوماسیون دارای انواع گوناگونی هست مانند اتوماسیون مالی، اداری،صنعتی و آموزشی که از مهم ترین و پرکاربردترین آنها نرم افزار اتوماسیون میباشد.
Official Automation در واقع کمک گرفتن از شبکه یا بکارگیری از یک نرم افزار مشترک (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) جهت متصل نمودن اطلاعات کامپیوترهای سازمان به منظور انتقال اطلاعات، مکاتبات و آمارها و دستورالعمل‌ها به شیوه ای راحت و قابل دسترس میباشد تا از این طریق کلیه اطلاعات سازمان به گونه ای صحیح طبقه بندی شده و امور اداری با سرعت و بدون هدررفت انرژی و تولید ضایعات، به نحوی شایسته انجام پذیرد.
اتوماسیون اداری شامل سیستم‌های اداری، پرسنلی، بایگانی، مالی و فنی هست که به صورت مجموعه ای منسجم و در ارتباط با یکدیگر میباشند.
مزایا و معایب Official Automation
از محاسن و ویژگی‌های اتوماسیون اداری میتوان به صرفه جویی در مصرف کاغذ، عدم نیاز به زونکن و پوشه جهت بایگانی، ایمنی محل نگهداری اطلاعات که خطرات محیطی همچون آتش سوزی و سایر مشکلات تهدیدی برای آن به شمار نمیآید، امکان پشتیبانی مداوم از امور اداری و نگهداری اطلاعات در بالاترین سطح امنیت میباشد.
هدف از شکل گیری اداره یا سازمان انجام امور به جهت رسیدن به اهدافی واحد و مشخص میباشد که این اهداف مجموعه فعالیت‌ها را جهت دهی کرده و از آنجائیکه تمام مراحل تا رسیدن به هدف نهایی مجموعه ای از اطلاعات و اسناد را به همراه دارد که هزینه و زمان برای بدست آمدن این نتایج و اطلاعات صرف شده، پس ضرورت نگهداری و حفظ این اطلاعات جهت پایش و بررسی آنها و استفاده در جهت بهبود فرایندها و در یک کلام پایداری چرخه فعالیت‌های سازمان الزامی به شمار میآید.
اتوماسیون اداری راهکاری جهت صرفه جویی در امکانات و زمان مورد نیاز جهت انجام امور از مکاتبات گرفته تا نظارت و پایش اطلاعات میباشد. استفاده از Official Automation در کنار تمام محاسن و ویژگی‌های مثبتی که دارد ممکنه در مواردی نیز معایبی را به همراه داشته باشد.
اتوماسیون اداری به نوعی باعث از بین رفتن برخی روابط احتماعی میشود چرا که کارهایی که قبلا توسط نیروهای انسانی و در تعامل با یکدیگر انجام می شد با بکارگیری Official Automation شکل دیگری به خود می گیرد و تا حد زیادی روابط اجتماعی در نظر گرفته نمیشود.
از طرفی در ابتدای استفاده از اتوماسیون اداری برای کارمندان ممکنه پیچیدگی و سوالاتی زیادی ایجاد شود که نیازمند پشتیبانی بسیار فعال میباشد. از نگاهی دیگر این احتمال که نیروهای انسانی علت اشتباهات شخصی خود را سیستم اعلام کنند همواره وجود خواهد داشت. استفاده مداوم از سیستم یا همان اصطلاح پشت میز نشینی میتواند در دراز مدت صدمات جسمانی را به همراه داشته باشد.
در برخی موارد نیز شاهد موضع گیری و مقاومت مدیران سازمان برای استفاده از اتوماسیون‌های اداری می باشیم که علت آن را میتوان عدم شناخت و آشنایی با مفاهیم اتوماسیون و نحوه فعالیت و مکانیزم آن میباشد که در این موارد آموزش صحیح به مدیران و در محله بعد به تمامی پرسنل سازمان در بهره گیری کامل از تمامی مزایای Official Automation ضروری به شمار میآید.
بحث آموزش از اصول اولیه و نیازهای پایه ای جهت رشد و تعالی هر سازمانی به شمار میآید که در نیازسنجی سازمان توجه به آموزش ساختار و مکانیزم عمل اتوماسیون اداری مورد استفاده می بایست در سرفصل نیازهای آموزشی مدیران ارشد، مسئولین IT و در مراحل بعدی سایر پرسنل قرار گیرد. آشنایی با اتوماسیون اداری، هدف از اجرا و استفاده از Official Automation و مزایای آن، اتوماسیون اداری و نقش آن در ارتباطات سازمانی، معایب و محاسن آن از سرفصل‌های اصلی جهت آموزش به مدیران و پرسنل در لایه‌های مختلف سازمان میباشد.
نظم و یکپارچگی; نتیجه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) یکی از ضرروریات شرکت‌ها و کسب و کارهای بزرگ وکوچک در دنیای تجارت محسوب میشود. رعایت اصول اداری و ایجاد محیطی منظم و قانون مند میتواند در هر کسب و کاری نتایج قابل توجهی را به همراه آورد. این نتایج را میتوان در قالب کاهش هزینه‌ها و بهبود استفاده از زمان با تسریع فرایند‌های اداری شرح داد.
نرم افزار اتوماسیون اداری را میتوان به این صورت تعریف نمود:
“ساماندهی و تسهیل در روند مکاتبات اداری و ایجاد خودسازی یا Automation در یک سازمان با استفاده از مجموعه روشهای نرم افزاری و سخت افزاری”
هرچه گستره کسب و کارها بزرگ تر میشودف پیچیدگی روابط میان افراد در داخل و خارج سازمان نیز ملموس تر میگردد. با توجه به اهمیت این موضوع میتوان گفت که حفظ و بایگانی منظم مکاتبات و مدارک و اسناد و امکان پاسخگویی به موقع به مشتریان و طبقه بندی آنها از مواردی که میتواند به این پیچیدگی تا حد زیادی نظم ببخشد.
با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری شما به عنوان یک مدیر نیازی ندارید همواره در دفتر کار حضور داشته باشید و از این طریق میتوانید از راه دور بر روند پیشرفت همه امور نظارت داشته و در آن دخیل باشید ضمن اینکه به جای اتلاف وقت در دفتر کار میتوانید به دنبال فرصت‌های جدیدی برای ارتقا شرکت خود باشید. دسترسی به تمام نامه نگاری‌ها و روند مکاتبات با مشتریان و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها همه و همه از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری قابل انجام است.
نرم افزار اتوماسیون اداری میتواند یکپارچگی را در نحوه نامه نگاری‌ها و بایگانی اسناد ایجاد نموده که میتواند انجام امور را تسریع ببخشد و با تعریف اصول گردش کار و انجام امور بر اساس این اصول از پیش تعریف شده دسترسی به امور و پیگیری کارها را تسهیل نماید.
ویژگی‌های استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
در کنار مواردی که در خصوص استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ذکر شد، میتوان موارد متعدد دیگری را بیان نمود. داشتن یک شرکت با حجم مکاتبات بالا و بدون استفاده از کاغذ را تصور کنید. این امر با استفاده صحیح از نرم افزار اتوماسیون اداری چندان دور از ذهن نیست. کاهش مصرف کاغذ یعنی به کمک به حفظ محیط زیست.
از طریق استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بهبود تعامل میان افراد و سازمان‌های متربط با شرکت در داخل و خارج از شرکت صورت میپذیرد. طبقه بندی‌ها و دسترسی به پیشینه مکاتبات و اسناد میتواند از بروز خطا و ایجاد مشکلات برای شرکت‌ها جلوگیری کند.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری میتواند یک برنامه ریزی کامل برای سازمان ایجاد نماید و به این طریق هر یک از بخش‌ها به صورت مشخص وظایف خود را بر اساس سک فرمت یکپارچه پیش ببرند. وجود یادآور‌ها در نرم‌افزار نیز از فراموش شدن برخی از کارهای مهم جلوگیری به عمل می آورد.
یکی از مهم ترین کارهایی که در بخش بایگانی هر شرکتی انجام میشود کنترل اسناد ورودی و خروجی از بخش‌های مختلف سازمان است. وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) میتواند این کار را به سادگی و بر اساس فرم‌های از پیش تعیین شده انجام داده به خوبی پیش ببرد.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه مشخصاتی داشته باشد؟
در هنگام انتخاب یک نرم افزار Official Automation مناسب، باید به برخی از نکات نوجه کنید.
- تهیه نرم افزار از یک شرکت معتبر و دارای پشتیبانی‌های کامل و هم جانبه اولین اصل در انتخاب و خرید این نرم افزار است.
- وجود امکانات مورد نیاز داخل نرم افزار که از قبل لیست شده و قراره بر اساس آنها برنامه ریزی‌ها انجام گردد.
- قابلیت اتصال به سیتم‌های مدیریت اطلاعاتی مانند سیستم مالی شرکت و …
- امنیت نرم افزار ار لحاظ گردش اطلاعات و اسناد و امکان ایجاد سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
- امکان طبقه بندی اسناد و مکاتبات
- امکان گزارش گیری از تمام بخش‌ها و اطلاعات با تعیین زمان بندی‌های مناسب به صورت خود کار و یا دستی
- امکان ارسال پیام‌ها و اطلاعات از طریق پیام کوتاه و یا ایمیل برای همکاران، مشتریان، پرسنل، مدیران و سایر طبقه بندی‌های موجود در نرم افزار
- وجود نسخه موبایل نیز یکی دیگر از مواردی هست که با فراگیر شدن استفاده تلفن‌های هوشمند میتواند خدمات مناسبی را در اختیار کاربران قرار دهد.
- امکان دسترسی به کارتابل آفلاین که قابلیتی منحصر به فرد برای دسترسی به اطلاعات و اسناد در هر شرایط و هر زمانی است. به این ترتیب در سفرهای کاری هرگز دچار مشکلاتی ماند عدم دسترسی به یک مدرک خاص نخواهید شد.
عجب نرم افزارهایی وجود دارن واقعا. من پیش تر با سی آر ام کار کرده ام اما یه چیز خیلی ساده نه اون چیزی که الان هست و کلی ویژگی خاص دارن. مقاله جالبی بود، حیفم اومد چیزی نگم.
سلام دوست عزیز، خوشحالیم که برای شما مفید هست
واقعا ازتون ممنون. خیلی اطلاعات خوبی برای مدیرت بهتر کسب و کارها در اختیارمون میزارید. خیلی از مطالب رو برای خودم سیو کردم که بعد ها لازم شد، دوباره بخون.
والا منم موندم که چطوری اطلاعات کاغذ بازی شرکت رو اتوماسیونش کنم، کلی زونکن و کاغذ و قرارداد داریم که تا می خوای یکیش رو پیدا کنی، اصلا ادم پشیمون میشه.
هر روز داره کارها راحت تر میشه، و من خودم مدیون این روند تکنولوژی هستم.
بابت توضیحات خوبتون و مقالات بی نظیرتون، متشکرم.
انصافا اون بخش نظم و سازماندهی خیلی توی کسب و کار من مهم هست که قبلا همه چی بی نظم و قره قاتی بود. اما شکر خدا به واسطه این برنامه های اتماسیون اداری، این مشکل و چالش بزرگ منم برطرف شد.
منم مثل شما می خوام کسب و کارم و داده هام رو سرو سامون بدم، اما یکی رو می خوام که این کارو بلد باشه و توی دفتر بهم کمک کنه.
من تعجب می کنم، چرا بعضی ها نمی تونن از شرایط و امکانات روز استفاده کنن. آقا خانوم تغییر کنید و از امکاناتی که هست استفاده کنید.
سلام و درود. من برای فروشگاه بزرگی که دارم، البته حمل بر خود ستایی نباشه، یک فروشگاه بزرگ پوشاک دارم، و از این اتوماسیون دارم استفاده می کنم.