اگر نمی‌دانید باید چگونه از روزتان استفاده کنید، با ما در این مقاله همراه باشید و اصول مدیریت زمان را بیاموزید. با پاسخ دادن به این پرسش‌ها مهارت مدیریت زمانتان را بسنجید.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
پیش از آن که به دنبال یادگیری اصول مدیریت زمان باشیم، ابتدا باید مشکل کمبود زمان را حل کنیم. اولین گام اینه که بدانیم چرا با کمبود زمان مواجه می‌شویم؟
در ادامه به برخی از علل‌های اصلی کمبود زمان اشاره می‌کنیم:
ضعف در تفویض اختیار
ممکن هست که در واگذار کردن کارها به دیگران ضعیف عمل کرده باشید. به این ترتیب یا از واگذار نکردن کارها به دیگران یا از واگذار کردن نامطلوب کارها به دیگران با کمبود زمان مواجه خواهید شد.
کمال طلبی
آیا استانداردی که برای کارها در نظر می‌گیرید، معقول هست؟ معمولاً افرادی که به دنبال دستیابی به استاندارد 100 درصدی در کارهای شان هستند، با کمبود زمان مواجه خواهند شد.
ضعف در حل مسئله
گاهی اوقات مسیری که پیش گرفته‌ایم اشتباه است. معمولاً در این موارد افراد به جای تغییر شیوه کار مشکلات را به صورت موردی حل می‌کنند. حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرآیندی یکی دیگر از دلایل کمبود زمان می باشد.
مشکل اهمال‌کاری
در بسیاری از موارد مشکل از کمبود زمان نیست، بلکه عقب انداختن کارها، شما را با کمبود زمان مواجه می‌کند.
آیا من واقعاً تلاش می‌کنم؟
هر فردی برای شروع مدیریت زمان خود ابتدا باید چشم انداز و دید روشنی از خود داشته باشد. اگر شما از اهدافتان آگاه باشید، تلاش بیشتری برای رسیدن به خواسته‌هایتان خواهید کرد.
به این ترتیب به آسانی اولویت را در کارهای روزانه تان تشخیص می‌دهید و از انجام کارهای بیهوده در طول روز پرهیز می‌کنید.
در یک زمان چند کار را انجام می‌دهید؟
یکی از اصول مدیریت زمان انجام کارها در زمان مشخص می باشد. به این صورت که در یک زمان تنها روی یک کار تمرکز می‌کنند.
جالب است بدانید که ذهن ما قدرت انجام چند کار به صورت همزمان را ندارد. اگر کسی ادعا می‌کند که توانایی انجام چند کار به صورت همزمان را دارد، باید بدانید که تمرکز او بین کارها تقسیم شده است.
به این ترتیب کارها با کیفیت لازم پیش نمی‌روند و اثربخشی مورد نظر را نخواهند داشت. افراد موفق نیز این قاعده را می‌دانند؛ به همین دلیل تلاش می‌کنند روی انجام یک کار در بازه زمانی مشخص، بیشترین تمرکز را داشته باشند.
آیا برای خود محدودیتی تعریف کرده‌اید؟
بسیاری از افراد تصور می‌کنند، محدودیت‌ها مانع از بروز خلاقیت می‌شود. این در حالی است که خیلی اوقات محدودیت‌ها خلاقیت ایجاد می‌کنند.
اگر کار خاصی انجام نمی‌دهید یا برای شروع کار مشکل دارید، احتمالاً محدودیتی برای انجام کار تعریف نکرده‌اید. از این رو جهت غلبه بر تعویق کارها، وظایف تان را به قسمت‌های مختلف تقسیم کنید و در زمان‌های محدود و کوتاه کار مشخص شده را به پایان برسانید.
به این ترتیب بهتر و بیشتر برای کارتان در زمان تعیین شده و مدیریت شده تلاش می‌کنید. در صورتی که در زمان‌های نامحدود چنین اتفاقی نخواهد افتاد. این یکی از اصول برنامه‌ریزی و مدیریت به شمار می‌آید.
آیا کارهای روزانه شما به تعویق می‌افتد؟
یکی از عواملی که مدیریت زمان را برای شما غیرممکن می‌سازد، به تعویق انداختن کارهای روزانه است. برای مقابله با این مشکل باید کارهای طول روزتان را بررسی کنید.
توجه داشته باشید که هیچ کاری نباید به تعویق بیفتد و کارهای هر روز باید در طول همان روز به انجام برسد.
از برنامه‌ریزی در طول روز استفاده می‌کنید؟
برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان محسوب می‌شود. اما آیا در برنامه‌ریزی قوی هستید؟
یکی از تکنیک‌هایی که در برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند، اینه که کارهای روزانه خود را مشخص کنید. توجه داشته باشید که کار دیگری به فهرست کارهای لیست شده اضافه نکنید. به این ترتیب تمام تمرکز خود را بر انجام کارهای لیست شده خواهید گذاشت.
با عوامل و کارهای تصادفی در طول روز چه می‌کنید؟
معمولاً در طول روز کارهای تصادفی مانع از تکمیل کارهای روزانه ما می‌شوند. از طرفی حذف این کارها نیز برای ما ممکن نیست.
در این صورت باید کارهای تصادفی را تا حد امکان مدیریت کنیم. به این منظور توصیه می‌کنیم، عوامل حواس پرتی مانند گوشی را از خود دور کنید. زمانی که مشغول به کار هستید، تنها روی کارتان تمرکز کنید.
اما کارهای ضروری مسائلی هستند که امکان انکار آن‌ها وجود ندارد. از گام‌های مدیریت زمان در این موارد اینه که روز خود را با برنامه فشرده پر نکنید.
آیا خود را به انجام کاری متعهد می‌کنید؟
معمولاً کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید، از کارهای مورد علاقه شما باشد. اما موضوعی که به بهتر انجام شدن کارها کمک می‌کند، تبدیل علاقه به تعهد است.
تعهد محدودیت ایجاد می‌کند؛ از این رو شناخت و مشخص کردن این تعهدات از اصول مدیریت به شمار می‌آید.