نرم افزار باشگاه مشتریان

دنیای تکنولوژی و شکل گیری اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر مدیریت اطلاعات و منابع به کمک تکنولوژی، به معنای بهره گیری از نوعی گردش کار برای بهبود کیفیت عملکرد یک سازمان می باشد. هدف اصلی طراحی اتوماسیون اداری جمع آوری کلیه اطلاعات در یک پلت فرم و ساماندهی آن به منظور انجام پروژه ها در زمان تعیین شده می باشد. در دنیای امروز که تکنولوژی و مدیرت زمان حرف اول را می زند و همه فرایندها در جهت سرعت بخشیدن به امور و به حداقل رساندن هدررفت زمان و امکانات می باشد، اتوماسیون اداری به عنوان یک راهکار موثر شکل گرفته است.

سازمان ها و ادارات این روزها در حال تجربه گسترش ارتباطات و پیچیدگی های آن می باشند که برای مدیریت این شرایط نیازمند یک سیستم و نظام اداری یکپارچه است که توانایی بررسی و نظم بخشی به حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات با سرعت و دقت کافی را داشته باشد. حتی می توان گفت اتوماسیون اداری مهم ترین و ارزشمند ترین منبع برای مدیران یک سازمان جهت دسترسی و نظارت بر اطلاعت کل سازمان می باشد. از نرم افزارهای اتوماسیون اداری میتوان به نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM اشاره کرد.

اتوماسیون اداری چیست؟

معنای واژه اتوماسیون در زبان یونانی، خود فرمان می باشد. ساختار واژه اتوماسیون از دو کلمه automatic و operation تشکیل شده است که به معنای عمل کردن با کم ترین تاثیر عامل خارجی یا انسان می باشد. پس می توان گفت اتوماسیون در لغت به معنای خودکار شدن عملیات می باشد. اتوماسیون دارای انواع گوناگونی می باشد مانند اتوماسیون مالی، اتوماسیون اداری، اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون آموزش که از مهم ترین و پرکاربردترین آن ها اتوماسیون اداری می باشد.

اتوماسیون اداری در واقع کمک گرفتن از شبکه یا بکارگیری از یک نرم افزار مشترک (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) جهت متصل نمودن اطلاعات کامپیوترهای سازمان به منظور انتقال اطلاعات، مکاتبات و آمارها و دستورالعمل ها به شیوه ای راحت و قابل دسترس می باشد تا از این طریق کلیه اطلاعات سازمان به گونه ای صحیح طبقه بندی شده و امور اداری با سرعت و بدون هدررفت انرژی و تولید ضایعات، به نحوی شایسته انجام پذیرد. اتوماسیون اداری شامل سیستم های اداری، پرسنلی، بایگانی، مالی و فنی می باشد که به صورت مجموعه ای منسجم و در ارتباط با یکدیگر می باشند.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

از محاسن و ویژگی های اتوماسیون اداری می توان به صرفه جویی در مصرف کاغذ، عدم نیاز به زونکن و پوشه جهت بایگانی، ایمنی محل نگهداری اطلاعات که خطرات محیطی همچون آتش سوزی و سایر مشکلات تهدیدی برای آن به شمار نمی آید، امکان پشتیبانی مداوم از امور اداری و نگهداری اطلاعات در بالاترین سطح امنیت می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری

هدف از شکل گیری اداره یا سازمان انجام امور به جهت رسیدن به اهدافی واحد و مشخص می باشد که این اهداف مجموعه فعالیت ها را جهت دهی کرده و از آنجائیکه تمام مراحل تا رسیدن به هدف نهایی مجموعه ای از اطلاعات و اسناد را به همراه دارد که هزینه و زمان برای بدست آمدن این نتایج و اطلاعات صرف شده، پس ضرورت نگهداری و حفظ این اطلاعات جهت پایش و بررسی آن ها و استفاده در جهت بهبود فرایندها و در یک کلام پایداری چرخه فعالیت های سازمان الزامی به شمار می آید. اتوماسیون اداری راهکاری جهت صرفه جویی در امکانات و زمان مورد نیاز جهت انجام امور از مکاتبات گرفته تا نظارت و پایش اطلاعات می باشد.

استفاده از اتوماسیون اداری در کنار تمام محاسن و ویژگی های مثبتی که دارد ممکن است در مواردی نیز معایبی را به همراه داشته باشد. اتوماسیون اداری به نوعی باعث از بین رفتن برخی روابط احتماعی می شود چرا که کارهایی که قبلا توسط نیروهای انسانی و در تعامل با یکدیگر انجام می شد با بکارگیری اتوماسیون اداری شکل دیگری به خود می گیرد و تا حد زیادی روابط اجتماعی در نظر گرفته نمی شود.

از طرفی در ابتدای استفاده از اتوماسیون اداری برای کارمندان ممکن است پیچیدگی و سوالاتی زیادی ایجاد شود که نیازمند پشتیبانی بسیار فعال می باشد. از نگاهی دیگر این احتمال که نیروهای انسانی علت اشتباهات شخصی خود را سیستم اعلام کنند همواره وجود خواهد داشت. استفاده مداوم از سیستم یا همان اصطلاح پشت میز نشینی می تواند در دراز مدت صدمات جسمانی را به همراه داشته باشد. در برخی موارد نیز شاهد موضع گیری و مقاومت مدیران سازمان برای استفاده از اتوماسیون های اداری می باشیم که علت آن را می توان عدم شناخت و آشنایی با مفاهیم اتوماسیون و نحوه فعالیت و مکانیزم آن می باشد که در این موارد آموزش صحیح به مدیران و در محله بعد به تمامی پرسنل سازمان در بهره گیری کامل از تمامی مزایای اتوماسیون اداری ضروری به شمار می آید.

بحث آموزش از اصول اولیه و نیازهای پایه ای جهت رشد و تعالی هر سازمانی به شمار می آید که در نیازسنجی سازمان توجه به آموزش ساختار و مکانیزم عمل اتوماسیون اداری مورد استفاده می بایست در سرفصل نیازهای آموزشی مدیران ارشد، مسئولین IT و در مراحل بعدی سایر پرسنل قرار گیرد. آشنایی با اتوماسیون اداری، هدف از اجرا و استفاده از اتوماسیون اداری و مزایای آن، اتوماسیون اداری و نقش آن در ارتباطات سازمانی، معایب و محاسن آن از سرفصل های اصلی جهت آموزش به مدیران و پرسنل در لایه های مختلف سازمان می باشد.

نظم و یکپارچگی; نتیجه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) یکی از ضرروریات شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ وکوچک در دنیای تجارت محسوب می شود. رعایت اصول اداری و ایجاد محیطی منظم و قانون مند می تواند در هر کسب و کاری نتایج قابل توجهی را به همراه آورد. این نتایج را می توان در قالب کاهش هزینه ها و بهبود استفاده از زمان با تسریع فرایند های اداری شرح داد.

نرم افزار اتوماسیون اداری را می توان به این صورت تعریف نمود:

“ساماندهی و تسهیل در روند مکاتبات اداری و ایجاد خودسازی یا Automation در یک سازمان با استفاده از مجموعه روش های نرم افزاری و سخت افزاری”

هرچه گستره کسب و کار ها بزرگ تر می شودف پیچیدگی روابط میان افراد در داخل و خارج سازمان نیز ملموس تر می گردد. با توجه به اهمیت این موضوع می توان گفت که حفظ و بایگانی منظم مکاتبات و مدارک و اسناد و امکان پاسخگویی به موقع به مشتریان و طبقه بندی آن ها از مواردی است که می تواند به این پیچیدگی تا حد زیادی نظم ببخشد.

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شما به عنوان یک مدیر نیازی ندارید همواره در دفتر کار حضور داشته باشید و از این طریق می توانید از راه دور بر روند پیشرفت همه امور نظارت داشته و در آن دخیل باشید ضمن اینکه به جای اتلاف وقت در دفتر کار می توانید به دنبال فرصت های جدیدی برای ارتقا شرکت خود باشید. دسترسی به تمام نامه نگاری ها و روند مکاتبات با مشتریان و پیگیری پیشرفت پروژه ها همه و همه از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری قابل انجام است.

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند یکپارچگی را در نحوه نامه نگاری ها و بایگانی اسناد ایجاد نموده که می تواند انجام امور را تسریع ببخشد و با تعریف اصول گردش کار و انجام امور بر اساس این اصول از پیش تعریف شده دسترسی به امور و پیگیری کار ها را تسهیل نماید.

ویژگی های استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

در کنار مواردی که در خصوص استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ذکر شد، می توان موارد متعدد دیگری را بیان نمود. داشتن یک شرکت با حجم مکاتبات بالا و بدون استفاده از کاغذ را تصور کنید. این امر با استفاده صحیح از نرم افزار اتوماسیون اداری چندان دور از ذهن نیست. کاهش مصرف کاغذ یعنی به کمک به حفظ محیط زیست.

از طریق استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بهبود تعامل میان افراد و سازمان های متربط با شرکت در داخل و خارج از شرکت صورت می پذیرد. طبقه بندی ها و دسترسی به پیشینه مکاتبات و اسناد می تواند از بروز خطا و ایجاد مشکلات برای شرکت ها جلوگیری کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند یک برنامه ریزی کامل برای سازمان ایجاد نماید و به این طریق هر یک از بخش ها به صورت مشخص وظایف خود را بر اساس سک فرمت یکپارچه پیش ببرند. وجود یادآور ها در نرم افزار اتوماسیون اداری نیز از فراموش شدن برخی از کارهای مهم جلوگیری به عمل می آورد.

یکی از مهم ترین کارهایی که در بخش بایگانی هر شرکتی انجام می شود کنترل اسناد ورودی و خروجی از بخش های مختلف سازمان است. وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری (مثل نرم افزار حسابداری، نرم افزار باشگاه مشتریان و نرم افزار CRM) می تواند این کار را به سادگی و بر اساس فرم های از پیش تعیین شده انجام داده به خوبی پیش ببرد.

یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه مشخصاتی داشته باشد؟

در هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب، باید به برخی از نکات نوجه کنید.

  • تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری از یک شرکت معتبر و دارای پشتیبانی های کامل و هم جانبه اولین اصل در انتخاب و خرید این نرم افزار است.
  • وجود امکانات مورد نیاز داخل نرم افزار که از قبل لیست شده و قرار است بر اساس آن ها برنامه ریزی ها انجام گردد.
  • قابلیت اتصال نرم افزار اتوماسیون اداری به سیتم های مدیریت اطلاعاتی مانند سیستم مالی شرکت و …
  • امنیت نرم افزار ار لحاظ گردش اطلاعات و اسناد و امکان ایجاد سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
  • امکان طبقه بندی اسناد و مکاتبات
  • امکان گزارش گیری از تمام بخش ها و اطلاعات با تعیین زمان بندی های مناسب به صورت خود کار و یا دستی
  • امکان ارسال پیام ها و اطلاعات از طریق پیام کوتاه و یا ایمیل برای همکاران، مشتریان، پرسنل، مدیران و سایر طبقه بندی های موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
  • وجود نسخه موبایل نرم افزار اتوماسیون اداری نیز یکی دیگر از مواردی است که با فراگیر شدن استفاده تلفن های هوشمند می تواند خدمات مناسبی را در اختیار کاربران قرار دهد.
  • امکان دسترسی به کارتابل آفلاین که قابلیتی منحصر به فرد برای دسترسی به اطلاعات و اسناد در هر شرایط و هر زمانی است. به این ترتیب در سفرهای کاری هرگز دچار مشکلاتی ماند عدم دسترسی به یک مدرک خاص نخواهید شد.

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *