نرم افزار اتوماسیون اداری : ایجاد محیطی منظم و قانون مند

ا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از ضرروریات شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ وکوچک در دنیای تجارت محسوب می شود. رعایت اصول اداری و ایجاد محیطی منظم و قانون مند می تواند در هر کسب و کاری نتایج قابل توجهی را به همراه آورد. این نتایج را می توان در قالب کاهش هزینه ها و بهبود استفاده از زمان با تسریع فرایند های اداری شرح داد.

نرم افزار اتوماسیون اداری را می توان به این صورت تعریف نمود:

“ساماندهی و تسهیل در روند مکاتبات اداری و ایجاد خودسازی یا Automation در یک سازمان با استفاده از مجموعه روش های نرم افزاری و سخت افزاری”

هرچه گستره کسب و کار ها بزرگ تر می شودف پیچیدگی روابط میان افراد در داخل و خارج سازمان نیز ملموس تر می گردد. با توجه به اهمیت این موضوع می توان گفت که حفظ و بایگانی منظم مکاتبات و مدارک و اسناد و امکان پاسخگویی به موقع به مشتریان و طبقه بندی آن ها از مواردی است که می تواند به این پیچیدگی تا حد زیادی نظم ببخشد.

با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شما به عنوان یک مدیر نیازی ندارید همواره در دفتر کار حضور داشته باشید و از این طریق می توانید از راه دور بر روند پیشرفت همه امور نظارت داشته و در آن دخیل باشید ضمن اینکه به جای اتلاف وقت در دفتر کار می توانید به دنبال فرصت های جدیدی برای ارتقا شرکت خود باشید. دسترسی به تمام نامه نگاری ها و روند مکاتبات با مشتریان و پیگیری پیشرفت پروژه ها همه و همه از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری قابل انجام است.

در ادامه بخوانید:
راه های افزایش وفاداری مشتریان به برند

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند یکپارچگی را در نحوه نامه نگاری ها و بایگانی اسناد ایجاد نموده که می تواند انجام امور را تسریع ببخشد و با تعریف اصول گردش کار و انجام امور بر اساس این اصول از پیش تعریف شده دسترسی به امور و پیگیری کار ها را تسهیل نماید.

ویژگی های استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

در کنار مواردی که در خصوص استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ذکر شد، می توان موارد متعدد دیگری را بیان نمود. داشتن یک شرکت با حجم مکاتبات بالا و بدون استفاده از کاغذ را تصور کنید. این امر با استفاده صحیح از نرم افزار اتوماسیون اداری چندان دور از ذهن نیست. کاهش مصرف کاغذ یعنی به کمک به حفظ محیط زیست.

از طریق استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بهبود تعامل میان افراد و سازمان های مرتبط با شرکت در داخل و خارج از شرکت صورت می پذیرد. طبقه بندی ها و دسترسی به پیشینه مکاتبات و اسناد می تواند از بروز خطا و ایجاد مشکلات برای شرکت ها جلوگیری کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند یک برنامه ریزی کامل برای سازمان ایجاد نماید و به این طریق هر یک از بخش ها به صورت مشخص وظایف خود را بر اساس سک فرمت یکپارچه پیش ببرند. وجود یادآور ها در نرم افزار اتوماسیون اداری نیز از فراموش شدن برخی از کارهای مهم جلوگیری به عمل می آورد.

یکی از مهم ترین کارهایی که در بخش بایگانی هر شرکتی انجام می شود کنترل اسناد ورودی و خروجی از بخش های مختلف سازمان است. وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند این کار را به سادگی و بر اساس فرم های از پیش تعیین شده انجام داده به خوبی پیش ببرد.

در ادامه بخوانید:
تکنیک پاداش در برنامه وفادارسازی مشتریان

نرم افزار اتوماسیون اداری : ایجاد محیطی منظم و قانون مند

یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه مشخصاتی داشته باشد؟

در هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب، باید به برخی از نکات نوجه کنید.

  1. تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری از یک شرکت معتبر و دارای پشتیبانی های کامل و هم جانبه اولین اصل در انتخاب و خرید این نرم افزار است.
  2. وجود امکانات مورد نیاز داخل نرم افزار که از قبل لیست شده و قرار است بر اساس آن ها برنامه ریزی ها انجام گردد.
  3. قابلیت اتصال نرم افزار اتوماسیون اداری به سیتم های مدیریت اطلاعاتی مانند سیستم مالی شرکت و …
  4. امنیت نرم افزار ار لحاظ گردش اطلاعات و اسناد و امکان ایجاد سطوح مختلف دسترسی برای کاربران
  5. امکان طبقه بندی اسناد و مکاتبات
  6. امکان گزارش گیری از تمام بخش ها و اطلاعات با تعیین زمان بندی های مناسب به صورت خود کار و یا دستی
  7. امکان ارسال پیام ها و اطلاعات از طریق پیام کوتاه و یا ایمیل برای همکاران، مشتریان، پرسنل، مدیران و سایر طبقه بندی های موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
  8. وجود نسخه موبایل نرم افزار اتوماسیون اداری نیز یکی دیگر از مواردی است که با فراگیر شدن استفاده تلفن های هوشمند می تواند خدمات مناسبی را در اختیار کاربران قرار دهد.
  9. امکان دسترسی به کارتابل آفلاین که قابلیتی منحصر به فرد برای دسترسی به اطلاعات و اسناد در هر شرایط و هر زمانی است. به این ترتیب در سفرهای کاری هرگز دچار مشکلاتی ماند عدم دسترسی به یک مدرک خاص نخواهید شد.

از کارشناسان پرگاس انفورماتیک مشاوره تخصصی بگیرید

نرم افزار باشگاه مشتریان, طراحی سایت اختصاصی، نرم افزار مالی سپیدار

۵۶ ۲۸۴ ۲۸۴ (۰۲۱)