دنیای تکنولوژی و شکل گیری اتوماسیون اداری

ا

اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر مدیریت اطلاعات و منابع به کمک تکنولوژی، به معنای بهره گیری از نوعی گردش کار برای بهبود کیفیت عملکرد یک سازمان می باشد. هدف اصلی طراحی اتوماسیون اداری جمع آوری کلیه اطلاعات در یک پلت فرم و ساماندهی آن به منظور انجام پروژه ها در زمان تعیین شده می باشد. در دنیای امروز که تکنولوژی و مدیرت زمان حرف اول را می زند و همه فرایندها در جهت سرعت بخشیدن به امور و به حداقل رساندن هدررفت زمان و امکانات می باشد، اتوماسیون اداری به عنوان یک راهکار موثر شکل گرفته است.

سازمان ها و ادارات این روزها در حال تجربه گسترش ارتباطات و پیچیدگی های آن می باشند که برای مدیریت این شرایط نیازمند یک سیستم و نظام اداری یکپارچه است که توانایی بررسی و نظم بخشی به حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات با سرعت و دقت کافی را داشته باشد. حتی می توان گفت اتوماسیون اداری مهم ترین و ارزشمند ترین منبع برای مدیران یک سازمان جهت دسترسی و نظارت بر اطلاعت کل سازمان می باشد.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

معنای واژه اتوماسیون در زبان یونانی، خود فرمان می باشد. ساختار واژه اتوماسیون از دو کلمه automatic و operation تشکیل شده است که به معنای عمل کردن با کم ترین تاثیر عامل خارجی یا انسان می باشد. پس می توان گفت اتوماسیون در لغت به معنای خودکار شدن عملیات می باشد. اتوماسیون دارای انواع گوناگونی می باشد مانند اتوماسیون مالی، اتوماسیون اداری، اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون آموزش که از مهم ترین و پرکاربردترین آن ها اتوماسیون اداری می باشد.

اتوماسیون اداری در واقع کمک گرفتن از شبکه یا بکارگیری از یک نرم افزار مشترک جهت متصل نمودن اطلاعات کامپیوترهای سازمان به منظور انتقال اطلاعات، مکاتبات و آمارها و دستورالعمل ها به شیوه ای راحت و قابل دسترس می باشد تا از این طریق کلیه اطلاعات سازمان به گونه ای صحیح طبقه بندی شده و امور اداری با سرعت و بدون هدررفت انرژی و تولید ضایعات، به نحوی شایسته انجام پذیرد. اتوماسیون اداری شامل سیستم های اداری، پرسنلی، بایگانی، مالی و فنی می باشد که به صورت مجموعه ای منسجم و در ارتباط با یکدیگر می باشند.

اتوماسیون اداری

محاسن و معایب اتوماسیون اداری

از محاسن و ویژگی های اتوماسیون اداری می توان به صرفه جویی در مصرف کاغذ، عدم نیاز به زونکن و پوشه جهت بایگانی، ایمنی محل نگهداری اطلاعات که خطرات محیطی همچون آتش سوزی و سایر مشکلات تهدیدی برای آن به شمار نمی آید، امکان پشتیبانی مداوم از امور اداری و نگهداری اطلاعات در بالاترین سطح امنیت می باشد.

هدف از شکل گیری اداره یا سازمان انجام امور به جهت رسیدن به اهدافی واحد و مشخص می باشد که این اهداف مجموعه فعالیت ها را جهت دهی کرده و از آنجائیکه تمام مراحل تا رسیدن به هدف نهایی مجموعه ای از اطلاعات و اسناد را به همراه دارد که هزینه و زمان برای بدست آمدن این نتایج و اطلاعات صرف شده، پس ضرورت نگهداری و حفظ این اطلاعات جهت پایش و بررسی آن ها و استفاده در جهت بهبود فرایندها و در یک کلام پایداری چرخه فعالیت های سازمان الزامی به شمار می آید. اتوماسیون اداری راهکاری جهت صرفه جویی در امکانات و زمان مورد نیاز جهت انجام امور از مکاتبات گرفته تا نظارت و پایش اطلاعات می باشد.

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به نوعی باعث از بین رفتن برخی روابط احتماعی می شود

استفاده از اتوماسیون اداری در کنار تمام محاسن و ویژگی های مثبتی که دارد ممکن است در مواردی نیز معایبی را به همراه داشته باشد. اتوماسیون اداری به نوعی باعث از بین رفتن برخی روابط احتماعی می شود چرا که کارهایی که قبلا توسط نیروهای انسانی و در تعامل با یکدیگر انجام می شد با بکارگیری اتوماسیون اداری شکل دیگری به خود می گیرد و تا حد زیادی روابط اجتماعی در نظر گرفته نمی شود. از طرفی در ابتدای استفاده از اتوماسیون اداری برای کارمندان ممکن است پیچیدگی و سوالاتی زیادی ایجاد شود که نیازمند پشتیبانی بسیار فعال می باشد.

از نگاهی دیگر این احتمال که نیروهای انسانی علت اشتباهات شخصی خود را سیستم اعلام کنند همواره وجود خواهد داشت. استفاده مداوم از سیستم یا همان اصطلاح پشت میز نشینی می تواند در دراز مدت صدمات جسمانی را به همراه داشته باشد. در برخی موارد نیز شاهد موضع گیری و مقاومت مدیران سازمان برای استفاده از اتوماسیون های اداری می باشیم که علت آن را می توان عدم شناخت و آشنایی با مفاهیم اتوماسیون و نحوه فعالیت و مکانیزم آن می باشد که در این موارد آموزش صحیح به مدیران و در محله بعد به تمامی پرسنل سازمان در بهره گیری کامل از تمامی مزایای اتوماسیون اداری ضروری به شمار می آید.

بحث آموزش از اصول اولیه و نیازهای پایه ای جهت رشد و تعالی هر سازمانی به شمار می آید که در نیازسنجی سازمان توجه به آموزش ساختار و مکانیزم عمل اتوماسیون اداری مورد استفاده می بایست در سرفصل نیازهای آموزشی مدیران ارشد، مسئولین IT و در مراحل بعدی سایر پرسنل قرار گیرد. آشنایی با اتوماسیون اداری، هدف از اجرا و استفاده از اتوماسیون اداری و مزایای آن، اتوماسیون اداری و نقش آن در ارتباطات سازمانی، معایب و محاسن آن از سرفصل های اصلی جهت آموزش به مدیران و پرسنل در لایه های مختلف سازمان می باشد.

از کارشناسان پرگاس انفورماتیک مشاوره تخصصی بگیرید

نرم افزار باشگاه مشتریان, طراحی سایت اختصاصی، نرم افزار مالی سپیدار

۵۶ ۲۸۴ ۲۸۴ (۰۲۱)